Coach Jonathan Leman, Business Coach Indonesia, Business Process, Cara Membuat Business Process, Cara Membuat Standart Operational Procedure, Cara Membuat SOP, 6 Langkah Membuat Business Process

3 – Business Processes (In <-> Out Process)

Membuat Sebuah Business Process (Proses Bisnis) bagi beberapa Orang mungkin bukanlah hal yang mudah, namun disini Saya (Coach Jonathan Leman) akan mengajarkan cara termudah untuk membuat sebuah Proses Bisnis dari awal hingga akhir bisnis itu berjalan. Ibarat kata dari awal bisnis (Toko) buka hingga ditutup dan bagaimana cara membuatnya.

 

Menurut Saya Sangat sederhana memang dalam membuat sebuah Business Process dan tidak butuh istilah yang sulit ataukah canggih-canggih amat seperti di modul pembelajaran Kuliah Bisnis, secara saya sendiri membagikan ini berdasarkan pengalaman pribadi Saya sebagai Seorang Business Coach saat membuat sebuah Business Process di suatu perusahaan.

 

Okay langsung saja ya ke bagaimana cara membuat Business Process yang Mudah dan Efektif dalam Perusahaan.

Secara Gampang Saya akan langsung melakukan 6 Langkah dalam Membuat Business Process yang Mudah dan Efektif dalam Perusahaan.

 

 1. Identification (Identifikasi)

Yep, benar sekali Karaeng.. Dibidang apapun yang Saya masuk sebagai Business Coach maka langkah pertama yang saya lakukan adalah Melakukan Identifikasi mulai dari masalah yang terjadi dalam perusahaan hingga kemana target perusahaan dan langkah apa yang harus dilakukan untuk mencapai target.

 

Nah berhubung pembahasan disini mengenai Cara Membuat Business Process yang Mudah dan Efektif dalam Perusahaan maka saran saya adalah lakukan 2 Langkah berikut dalam Proses Identifikasi di Perusahaan / Toko / Warung / Cafe atau apapun usaha anda:

a. What, Catat Semua Aktifitas yang terjadi di Bisnis anda

Nah langkah pertama tentu saja anda harus tahu apa saja kegiatan yang berlangsung di Toko (Bisnis) anda mulai dari awal buka Toko hingga hari Berakhir dan Toko tutup (beristirahat di hari itu)

Langkah pertama itu wajib banget dilakukan agar anda bisa identifikasi di Bisnis anda apakah kekurangan SDM (Sumber Daya Manusia) ataukah Kelebihan dan Seberapa Efisien Proses Kerja yang Terjadi di Bisnis Anda.

Contoh: Jam 8 Pagi Bisnis buka, aktifitas apa saja yang dilakukan saat bisnis buka? Silahkan catat mulai dari Buka Toko (Bisnis), Proses apa yang terjadi saat Toko anda dibuka apakah ada karyawan yang membuka pintu, melakukan absensi, briefing pagi, membersihkan area kerja, atau apapun itu silahkan catat dari awal Toko anda Buka hingga Tutup di hari itu.

 

b. Who, Siapa Saja yang Melakukan Aktifitas Tersebut

Langkah Kedua yaitu Siapa yang Melakukan aktifitas yang terjadi dalam bisnis anda, misalnya siapa yang buka toko di pagi hari, siapa yang melakukan proses administrasi, siapa yang melakukan proses taking order (mengambil orderan), siapa yang melakukan proses menyiapkan orderan, siapa yang melakukan proses mengantar orderan, dst.

Langkah Kedua ini juga merupakan cara untuk identifikasi apakah SDM anda Overload (Kelebihan) dalam Beban Pekerjaannya ataukah terlalu sedikit Beban Kerja sehingga kerjaan dia seharusnya bisa dilakukan oleh orang lain dan bisa menghemat SDM anda.

 

Proses Langkah Identification hanya merupakan langkah awal saja dalam Membuat Business Process yang Mudah dan efisien dalam Perusahaan, kita masuk ke Proses Berikutnya yaa Karaeng.

 

2. Module Creation (Pembuatan Module)

How, Langkah berikut adalah Module Creation (Pembuatan Module / Instruksi Kerja), cara gampangnya adalah langsung saja instruksikan ke Bagian Terkait untuk menuliskan apa saja yang mereka kerjakan 1 harian selama bekerja di perusahaan anda dari awal datang ke toko hingga pulang dan bagaimana cara mereka melakukan pekerjaan tersebut.

Misalnya Seorang Manager Operasional saat datang ke Toko maka aktifitas apa saja yang ia lakukan dari awal dia datang hingga pulang? Saat datang pagi melakukan Absensi, bagaimana prosedur melakukan Absensi Pribadi?

Kemudian melakukan Briefing Pagi ke Team Operational, point penting apa saja yang harus dibahas dan bagaimana melakukannya?

Setelah Melakukan Briefing Pagi, membuat laporan ke Pemilik Toko untuk Stock, Target Penjualan, Pemesanan Barang, Tagihan, dll.. Bagaimana Format laporan dan bagaimana cara pelaporannya?

Dan seterusnya..

 

Dibagian ini Bisa dibilang kita akan membuat sebuah Standart Operational Procedure untuk bisnis kita sehingga dikemudian hari bila SDM itu harus tergantikan maka penggantinya harus sudah punya Standart Kerja yang diharapkan oleh Perusahaan.

 

Contoh Standart Operational Procedure banyak anda bisa dapatkan di Website lainnya, namun disini kalau mau Mudah tinggal mencatat saja apa yang dilakukan, bagaimana caranya dan hasilnya harus seperti apa.

 

3. Evaluate (Evaluasi)

Yep benar sekali, setelah melakukan Langkah 1 dan 2, maka di langkah ke 3 ini kita harus melakukan Evaluasi apakah Prosedur kerja sudah sesuai dengan standart yang kita inginkan? Apakah alur kerja dan koordinasi sudah efektif ataukah masih ada bisa dilakukan perbaikan sehingga bisa lebih efisien lagi?

Dengan melakukan Evaluasi maka kita tahu bahwa Struktur Organisasi Perusahaan kita sudah Pas ataukah kelebihan SDM yang masih bisa dilakukan Efisiensi, ataukah bahkan ada SDM kita yang tidak memenuhi Standart Kerja dan harus di Edukasi atau Dengan Terpaksa Diganti.

 

4. Optimize The Module (Optimasi Modul)

Setelah melakukan Evaluasi maka Standart Operational Procedure yang dilakukan di Langkah Kedua bisa di Update / Diperbaharui sehingga bisa lebih Efisien dalam Bekerja.

Terkadang dalam Pikiran Partner Bisnis (Karyawan) mereka sudah melakukan yang terbaik untuk perusahaan namun belum tentu hal tersebut yang perusahaan inginkan dari Mereka, oleh karena itu tahap ini sangatlah penting agar dari Pemilik Perusahaan dan Karyawan bisa satu pandangan bahwa ini loh Standart Operational Procedure (Standart Prosedur Kerja) yang benar dan diharapkan oleh Perusahaan ke Karyawan.

 

5. Test and Operate The Modul (Mengaplikasikan dan Test Modul yang Telah dibuat)

Nah di langkah Kelima ini kita coba untuk menginplementasikan / menerapkan Standart Operational Procedure yang Telah dibuat dari Langkah 1 Hingga Langkah ke 4 diatas.

Disini dibutuhkan peran seorang Pemimpin yang bisa melihat, mendengar, dan merasakan Team Mereka Bekerja apakah sudah sesuai dengan Standart Kerja ataukah ada yang harus dievaluasi lagi.

Yang akan dievaluasi tentunya seberapa Efisien Standart Operational Procedure yang telah dibuat dan apakah SDM bisa mengikuti Pola Kerja yang telah ditetapkan ataukah butuh beberapa penyesuaian atau peningkatan Standart Kerja lagi.

Biasanya di perusahaan besar akan butuh beberapa Toleransi standart kerja karena kemampuan tiap SDM yang berbeda beda, namun itu semua bergantung pada Kebijakan Perusahaan apakah SDM tersebut masih bisa dipakai, diajar ataukah harus diganti dengan yang lebih Produktif tentunya.

 

6. Evaluate (Evaluasi)

Yep benar sekali setelah melakukan Langkah Kelima diatas maka saatnya melakukan Evaluasi lagi dan Evaluasi ini dilakukan setiap beberapa Periode tertentu misalnya 3 bulan, 6 bulan, 12 bulan, dst.. Karena biasanya akan ada saja perubahan yang terjadi dalam Perusahaan entah itu secara Struktur, Pengembangan Bisnis, Peningkatan Standart Kerja, dst..

Setelah melakukan Evaluasi, anda bisa mulai Lagi dari Langkah Pertama yaitu Identifikasi Kebutuhan Perusahaan dan seterusnya hingga Langkah Kelima diatas..

 

++++++++++

 

Jika ada pertanyaan, silahkan Comment dibawah atau langsung kontak saja ke Coach Jonathan Leman.

Jika Artikel ini Bermanfaat, Silahkan di Share ke teman-temannya karena siapa tahu ada teman anda yang sedang membutuhkan Artikel ini. 🙂

Salam Dahsyat Karaengku Semuanya..

P.S: Karaeng = Raja dalam Bahasa Bugis Makassar.

P.PS: Anda Boleh Membagikan Artikel ini dengan Tetap Mencantumkan www.JonathanLeman.com sebagai Sumber anda dalam Artikel yang Anda Bagikan.

 

Mau Belajar Lebih lanjut atau mengundang Coach Jonathan Leman untuk menjelaskan secara lebih detail Cara Membuat Business Process yang Benar untuk Bisnis anda?

 

Langsung Kontak di: Contact Us

Karena Padatnya Jadwal Coach Jonathan Leman, maka segera buat Janji untuk Jadwal Business Coaching bersama Coach Jonathan Leman.

Leave a Reply

Your email address will not be published.